주밴쿠버 총영사관은 온라인 민원예약 시스템 관련하여 보다 효율적인 민원실 운영을 위해 예약제 운영방식을 26일 예약부터 일부 개선한다고 발표했다.
개선 내용들을 보면, 우선 예약이 모두 완료되었을 경우 대기자명단(Waiting List)에 이름을 올릴 수 있으며, 기 예약자가 취소하면 대기순서별로 총영사관에서 개별 연락할 예정이다. 기 예약자가 개별적으로 본인 예약 자리를 타인에게 양도하는 것은 불가하다.
예약 대기는 업무별로 날짜/시간과 무관하게 선착순으로 접수 받으며, 해당 예약기간에만 유효하다. 예로 새로운 예약이 시작(2주, 한 달에 2번)되면 이전대기자 명단은 초기화된다.
영사관은 추후에도 예약자가 방문이 불가할 경우 다른 민원들의 편의를 위하여 반드시 온라인/유선/이메일 등으로 예약을 취소해 달라고 당부했다.
두 번 째로 예약기간(2주, 한 달에 2번)동안 1명의 민원인은 업무별로 1개의 자리만 예약가능하다. 중복 예약의 경우 맨 처음(빠른 날짜) 예약건을 제외한 다른 건은 총영사관 직권으로 통보없이 삭제된다. 단 여권업무 예약은 한 명의 이름으로 최대 3자리까지 예약 가능한 현 시스템 유지된다. 예로 여권 신청 대상자 엄마와 미성년 2명(총 3명)일 경우, 한번에 엄마 이름으로 3자리(Spot) 예약이 가능하다는 뜻이다.
영사관은 현재 업무별로 20~30명이 넘는 민원인분들이 동일한 업무에 중복으로 예약을 하고 있으며, 이로 인해 그 만큼의 다른 민원인 예약이 불가한 상황이기 때문이라고 설명했다. 즉 이번 15일 부터 30일 기간에만 민원인 100여명이 업무별로 2건에서 5건까지 중복예약을 했다.
영사관은 그동안 과도하게 중복예약 한 민원인에게 일일이 전화로 취소를 부탁했지만 시간/인력 한계가 있기 때문에 불가피하게 이와 같은 조치를 취하게 되었다며 협조를 요청했다.
총영사관은 작년 8월 12일부터 코로나19로 민원실 입장 인원을 제한하는 가운데 불편을 해소하기 위해 온라인 사이트(www.minwonreservation.com)를 통해 예약을 받기 시작했었다. 또 휴대폰 이용자를 위한 QR코드도 공개했다.
예약은 여권, 비자, 국적, 기타 업부 등 크게 4가지로 나뉜다.
예약 자리는 매달 10일과 25일 오전 10시에 열린다. 10일 예약자는 그 달의 16일부터 말일까지 예약을 할 수 있다. 25일은 다음달 1일부터 15일까지 날짜를 예약할 수 있다.
10일과 25일이 주말 또는 휴일인 경우는 그 다음 영업일 오전 10시에 가능하다.
